Buenas prácticas al adjuntar archivos

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Buenas prácticas al adjuntar archivos (I)

Buenas prácticas al adjuntar archivos (II)

Buenas prácticas al adjuntar archivos (III)

Buenas prácticas al adjuntar archivos (IV)

TRANSCRIPCIÓN

No adjuntes, enlaza

Evita saturar el correo de tu destinatario. Si lo que deseas es compartir un vídeo o una presentación que está disponible en la web, añade el enlace donde se encuentra en lugar de descargarla y enviarla como un archivo adjunto.

Lo mismo es aplicable a fotografías, ya sean tuyas o de otros. Si son tuyas y las has puesto en un sitio publico, como Facebook, comparte mejor el enlace donde se pueden ver.

Envía documentos en formatos estándar

Al contrario de lo que pueda parecer, no todo el mundo usa el Microsoft Office, y mucho menos su última versión.

Por lo que puede ser que si envías un documento en el formato DOC o DOCX del Word, quien lo reciba no podrá leerlo. Y lo mismo se aplica a las presentaciones de Power Point.

Envía siempre los textos en un formato que se pueda abrir en la mayoría de los equipos. Para los textos, emplea PDF. Si quieres que se pueda editar, usa RTF o incluso TXT.

Para presentaciones, PDF siempre será preferible a cualquier formato de PowerPoint (aunque se pierdan las animaciones y las transiciones).

De todas formas, hoy en día hay muchos servicios que nos permiten compartir documentos sin necesidad de enviarlos por el correo.

Por ejemplo, Google Drive, Zoho y Onedrive (Office Online) nos permiten compartir un documento y dar permisos a otras personas para que puedan editarlo, lo que resulta más conveniente que estar enviando y recibiendo un archivo que va cambiando.

Todos los cambios están accesibles en un solo sitio y es posible ver las modificaciones que ha realizado cada usuario.

Comprime los archivos que envíes

Tampoco es que sea necesario hacerlo siempre, pero resulta recomendable si deseas enviar tres o más archivos o si vas a enviar un documento de texto muy pesado.

Cuando se trata de archivos de vídeo, audio o imagen, no obtendrás un nivel muy alto de compresión, por lo que mejor sólo comprímelos cuando sean varios archivos.

Reduce el tamaño de las fotografías

Si van a ser vistas en una pantalla, ¿por qué enviar las fotos en un tamaño como si se fuesen a imprimir?

No hace falta ser diseñador para reducirlas. Puedes hacerlo con cualquier editor de imágenes, ya sea en línea o en tu equipo.

Usa un servicio de almacenamiento

Si estas pensando en enviar muchos archivos o muy pesados, es mejor que uses un servicio de almacenamiento en línea.

Podrás subir todos los archivos a una carpeta en Internet y luego envias el enlace a esa carpeta a quien quieras para que los baje.

Hay muchos servicios de este tipo y todos suelen tener opciones gratuitas que podemos usar sin problemas.

Evita usar adjuntos

Antes de añadir un archivo adjunto, plantéate si es necesario hacerlo. Si la información que hay en el archivo puede incorporarse en el mensaje, hazlo.

Si aún así necesitas enviarlo, si es posible incluye la información más importante que haya en él dentro del cuerpo del mensaje para que se pueda leer con rapidez y poder tomar decisiones. Lo que haya en el archivo servirá como complemento.

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