Buenas prácticas al escribir un correo

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Buenas prácticas al escribir un correo (I)

Buenas prácticas al escribir un correo (II)

Buenas prácticas al escribir un correo (III)

Buenas prácticas al escribir un correo (IV)

Buenas prácticas al escribir un correo (V)

Buenas prácticas al escribir un correo (VI)

Buenas prácticas al escribir un correo (VII)

Buenas prácticas al escribir un correo (VIII)

Buenas prácticas al escribir un correo (IX)

TRANSCRIPCIÓN

Saluda adecuadamente

Si no hay confianza con la persona a la que escribes, utiliza un saludo formal como “Estimado Sr.”, “Estimada Sra.”, etc., seguido por el nombre. La formalidad es un buen recurso al que echar mano en caso de duda. Si se trata de un desconocido, mejor pecar por exceso que por defecto.

Generalmente, basta con un “Hola:” o un “Buenos días:” (o la hora que sea más apropiada). Esto es más informal, pero aún así también se considera aceptable.

Es importante que añadas el nombre en el saludo. Si no, el correo quedará muy impersonal y despertará sospechas de que ha sido enviado de manera automática a partir de una plantilla. Y eso a pesar de que no sea así.

Lo primero, presentarse

Si la persona a la que escribes no te conoce de nada, preséntate primero. Si puedes añadir enlaces acerca de ti, mejor. Por ejemplo: “Mi nombre es Gregorio Casillas y escribo en el blog “talpascual” acerca de literatura”. El nombre del blog estaría enlazado al blog en cuestión, claro está.

Si te conoce pero puede resultar difícil identificarte (porque perteneces a un grupo grande de una clase, por ejemplo, o porque hace mucho que no estáis en contacto), da los datos necesarios para que se te pueda reconocer.

Se breve y ve al grano

No divagues. No cuentes tu vida (a menos que ese sea el propósito del correo). No te extiendas con detalles innecesarios.

Trata un solo tema por mensaje

Es aconsejable que cada mensaje se centre en un solo tema pues así es más sencillo que el receptor conteste con rapidez. Como regla, podemos decir que a mayor número de temas tratados, más tardaremos en recibir una respuesta.

A veces, es mejor enviar varios mensajes centrados en temas diferentes para mantener una comunicación más organizada, rápida y fluida.

Si el mensaje es largo, avísalo al inicio

Si hemos escrito un mensaje largo, avisarlo desde su inicio permitirá que el receptor lo gestione mejor. Cuando vemos que un correo es muy extenso, tendemos a dejarlo para cuando podamos dedicar más tiempo a leerlo con detalle.

Añade enlaces

Hoy en día, prácticamente todos los sistemas de correo nos permiten incluir un enlace en cualquier texto. Usar enlaces nos permite añadir recursos para ampliar información sin necesidad de que la incluyamos en el mensaje.

Los enlaces nos permiten ser más concretos en aspectos como la identificación (poner un enlace a nuestro blog en lugar de explicar de que trata el mismo). Un enlace externo donde se puede encontrar más información acerca de ti, además de ayudar a la brevedad y concisión, también contribuye a dar una sensación de mayor profesionalidad y verosimilitud, algo importante cuando estamos tratando con un desconocido.

Adapta tu manera de expresarte a quien vayas a escribir

La formalidad es un recurso que es útil especialmente cuando nos dirigimos a alguien que no conocemos. Sin embargo, hay que medir su uso, pues el exceso de formalidad conduce a construcciones más enrevesadas, haciendo tu correo más largo.

Trata siempre de adaptarte a tu interlocutor. Por ejemplo, si la persona con la que contactas es alguien habitual en los medios de Internet (blogs, redes sociales, Twitter…) y que los usa para comunicarse de manera regular, es muy posible que esté acostumbrada a un trato más relajado, que no irrespetuoso, ojo. Fíjate en estas cosas antes de ponerte a escribir.

Se informal cuando puedas serlo

Sáltate los saludos, las despedidas y demás formas corteses si estás comunicándote con alguien con quien ya hay confianza, como un amigo cercano o un compañero de trabajo.

Pero recuerda: ser informal no quita que tengas que ser claro. La claridad y precisión son indispensables en cualquier mensaje de correo.

No escribas todo en mayúsculas

Por convención, las mayúsculas equivalen a gritar. Escribir un correo todo en mayúsculas equivale a decir todo a gritos.

Ni siquiera las utilices para enfatizar una frase o una palabra: para eso están las negritas.

No creas que por usar mayúsculas se te va a prestar más atención o la persona que lo lea va a estar más dispuesta a contestarte. Es todo lo contrario.

Usa bien los signos de puntuación

Ayudará a que se te entienda mejor. Un punto o una coma puestos en el lugar incorrecto, o directamente ausentes, pueden llevar a que no se entienda bien lo que quieres decir o incluso que se malentienda.

A veces, las prisas pueden llevar a descuidar este aspecto. Pero lo mejor es evitar que se convierta en una costumbre, pues nos dará una mala imagen (sobre todo si no empleamos ningún signo de puntuación).

Escribe párrafos cortos y sepáralos con líneas en blanco

Haz esto especialmente cuando se trate de un mensaje largo: lo hará más fácil de leer.

Recuerda siempre la máxima de que cada párrafo debe contener una idea.

Las líneas en blanco (lo que popularmente se dice “dar un Enter”) harán que los párrafos no queden amontonados y sean un sólo bloque difícil de leer.

Dale formato a tu texto

No es cuestión de que hagas un diseño espectacular, sino de que utilices las herramientas de formato para conseguir que tu texto sea más legible y que comunique mejor lo que deseas transmitir.

Usa negritas, cursivas, viñetas, sangrías, etc. Todo depende de tu destinatario y del objetivo de tu mensaje.

Cuanto más largo sea este, más necesidad habrá de que le apliques algo de formato para que sea más fácil de leer y se te preste más atención

Estructura los mensajes largos:

Agrupa ideas en secciones y usa encabezados y separadores (como por ejemplo, asteriscos o líneas) para diferenciarlas.

Un mensaje largo bien estructurado resultará más fácil de leer y hará la comunicación más fluida.

Si tocas varios aspectos de un mismo tema, dales forma de lista

Si te ves obligado a tratar varios temas en un mismo mensaje, colocarlos como una lista numerada conseguirá no solo que sea más fácil de leer, sino que resulte más fácil contestar.

Así, el receptor podrá responder a cada punto numerándolo de la misma manera.

Da entonación con emoticonos

Si bien no conviene abusar, el uso de emoticonos es adecuado cuando hay confianza y especialmente entre personas que sólo se conocen virtualmente y no en persona.

Siempre se deben usar moderadamente, sólo para clarificar frases que se pudieran malinterpretar y no como adorno del texto.

El uso de emoticonos va en función de la cercanía: nunca los uses con personas a las que no conoces o con las que no tienes un grado mínimo de confianza.

Despídete de buena manera

Si no hay familiaridad, despídete bien, con un “Un saludo cordial”, “Saludos” y formas similares, un poco impersonales pero educadas.

Al tratarse de alguien a quien no conocemos, es mejor parecer seco que confianzudo, como hemos dicho varias veces antes.

Revisa el texto antes de enviar

Es importante dar una lectura al mensaje antes de enviarlo para corregir los posibles errores ortográficos y gramaticales que se hayan producido. Revisa también si está claro lo que queremos transmitir.

Tienes que procurar que tu mensaje se vaya sin faltas de ortografía. Se te puede escapar alguna por descuido, vale, pero que no sea un festival de patadas al diccionario.

No esperes que te contesten inmediatamente

La posibilidad de respuesta inmediata que tiene el correo electrónico nos lleva a pensar que todo el mundo la va a aplicar, pero lo cierto es que cada persona tiene su manera de gestionar los mensajes.

Se trata de un medio asíncrono, no de una conversación en tiempo real. Antes de insistir en recibir una respuesta, en el caso de que sea necesario, da un tiempo prudencial para que te respondan. Piensa en días, no en horas.

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