Buenas prácticas al recibir y contestar correos

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Buenas prácticas al recibir y contestar correos (I)

Buenas prácticas al recibir y contestar correos (II)

Buenas prácticas al recibir y contestar correos (III)

TRANSCRIPCIÓN

Borra el contenido del correo al que respondes

Al darle al botón de “responder”, automáticamente se incorpora el contenido o parte del mismo al final del correo que estamos escribiendo. No es buena idea dejar todo eso ahí. Lo mejor es dejar las partes a las que queremos responder, rebatir o puntualizar y borrar el resto. De esa manera, el destinatario sabrá a que nos estamos refiriendo concretamente.

Hay servicios de correo (como Gmail) que anidan los correos, mostrando los que tienen el mismo asunto todos juntos, como una conversación. En estos casos, no es necesario dejar ninguna parte del contenido original a menos que lo que queramos decir sea sobre alguna parte muy concreta.

Contesta con precisión

Trata de ser preciso al contestar un correo, sobre todo cuando sea indispensable, como a la hora de dar una instrucción o encargar una tarea. No esperes que tu interlocutor adivine de qué estás hablando. Por ejemplo, si te han plateado dos opciones entre las que elegir, no contestes un simple “OK”.

No seas ambiguo. Si es necesario, especifica aunque parezcas redundante o repetitivo. Mejor eso que ser confuso.

Da acuse de recibo

No todos los correos necesitan ser contestados. A veces solo recibimos algunos a título informativo. Sin embargo, en ocasiones puede resultar conveniente responder haciendo acuse de recibo del mismo. Aunque solo sea para que el emisor sepa que lo hemos leído.

Esto no hay que hacerlo en todos los casos. Tú eres quien debes evaluar cuando hacerlo.

No contestes visceralmente

Cuando algún correo nos molesta o nos hace enfadar, lo mejor es no contestarlo en ese momento. No te dejes llevar por la ira o el enojo. La palabra escrita tiene mucho poder y siempre sonará más fuerte en nuestra cabeza que algo dicho oralmente.

Un buen truco para evitar una discusión innecesaria o un intercambio de insultos desgastante es escribir el correo con todo lo que te pasa por la cabeza en ese momento pero no enviarlo, sino guardarlo como borrador. Al día siguiente, lo vuelves a leer. Si sigues pensando así, lo envías. Si no, lo cambias y lo mandas. O lo mejor: lo borras.

Asegúrate de que tu correo llegará a todos a los que debe llegar

Cuando un correo es dirigido a varias personas, nosotros entre ellas, y queremos que todos reciban nuestra respuesta, debemos usar el botón “Responder a todos”.

A veces, con las prisas no nos damos cuenta y sólo se lo enviamos a una persona. Esto puede agravarse si el destinatario no se da cuenta del error y continua conversando con la otra persona pensando que los demás lo están leyendo. Por lo tanto, no te olvides de asegurarte de que pulsas el botón correcto.

Si formas parte de una conversación cuyo hilo de pronto se ha roto porque otro de los involucrados no ha respondido a todos, pero tú si te has percatado de lo sucedido, reenvía el mensaje que sólo te ha llegado a ti, incluyendo ahora sí a todo el mundo. Es una manera rápida de volver a “hilar” la conversación.

Aplica la regla de los dos minutos

A veces, por pereza o por descuido, dejamos sin contestar durante demasiado tiempo un correo que requiere una sencilla respuesta. Una manera de solucionar esto es aplicando la denominada “regla de los dos minutos”.

Esta regla señala que si algo nos lleva dos minutos hacerlo, debemos de hacerlo inmediatamente, en lugar de posponerlo y añadirlo a nuestra lista de tareas pendientes.

Por ello, si un mensaje te lleva menos de dos minutos contestarlo, escribe y manda tu respuesta inmediatamente. Si aplicas esto de manera continua, verás como mejora tu gestión del correo entrante.

En estas páginas se han usado las siguientes imágenes de la Open Clip Art library: Animated Digital Display por JayNick

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