Para entender los conceptos de fórmula y función debemos comprender como funciona una hoja de cálculo.

A pesar de que estos programas pueden realizar las operaciones que se le indiquen con números, la gracia no reside ahí.

La gracia está en que las operaciones se realizan empleando las celdas en las que están indicados los números en lugar de los números por sí mismos. ¿Complicado? No.

Una celda es un receptáculo para colocar un dato. Este dato puede ser un número, una fecha, una hora… Al usar estos receptáculos para realizar las operaciones, si los números que están dentro varían, también lo hará el resultado sin necesidad de hacer una nueva operación.

Por ejemplo, supongamos que queremos sumar 2 y 2. Lo normal sería que escribiésemos 1+2. Pero en una hoja de cálculo, escribimos en una celda el 1, en otra el 2 y en una tercera la suma de las celdas que contienen el 1 y el 2: a2+b2.

De esta forma, si después resulta que lo que queremos es sumar 3 y 4, sólo tendremos que cambiar el contenido de las celdas y, automáticamente, el resultado de la operación con los nuevos números aparecerá en la celda donde pusimos la fórmula.