Consejos para usar el correo electrónico

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El correo electrónico fue uno de los servicios de Internet cuyo uso se extendió con más rapidez. A pesar de las numerosas alternativas de comunicación que existen hoy en día, sigue siendo el medio más usado y va para largo.

Sin embargo, el uso que hacemos de él muchas veces no es el mejor. utilizándolo de manera poco apropiada y llegando en ocasiones incluso a molestar a nuestros contactos por ello. Por eso, en esta entrada vamos a hacer una pequeña recopilación de recomendaciones para poder hacer un buen uso del correo electrónico.

  • Ante todo, educación: primero, saluda; al final, despídete. Adapta tu manera de expresarte a quién vayas a escribir. Si es alguien a quien no conoces, mejor se siempre formal (aunque no en exceso).
  • Se breve y ve al grano: no divagues. No cuentes tu vida (a menos que ese sea el propósito del correo). No te extiendas con detalles innecesarios.
  • Utiliza el campo CcO (Con Copia Oculta) para ocultar direcciones: cuando desees enviar un correo a varias personas, debes usar el campo Cco para incluir sus direcciones, en lugar del campo Para. De esta manera, tus destinarios no podrán ver el resto de direcciones a las que has enviado el correo. El problema con esto es que, al no ocultar las direcciones, cualquiera podrá ir recopilándolas para luego hacer mal uso de ellas, empleándolas para spam y otros delitos similares. Imagínate: tú le envías eso tan divertido a 5 amigos, cada uno de ellos hacen lo mismo a otros cinco amigos, que a su vez se lo envían a otros 5 y… Finalmente, la lista de destinatarios se hace enorme y es posible que termine en manos que hagan mal uso de ella. Por eso, siempre escribe tu dirección de correo en el campo Para y las direcciones de los destinatarios en el campo Cco. Te envías el correo a ti mismo pero, al mismo tiempo, sale una copia para cada una de las direcciones que hayas añadido sin que se vea ninguna de ellas.
  • Envía documentos en formatos estándar: al contrario de lo que pueda parecer, no todo el mundo usa el Microsoft Office, y mucho menos su última versión, por lo que puede ser que si envías un documento en el formato DOCX del Word 2007, quien lo reciba no podrá leerlo. Lo mismo se aplica a las presentaciones. Envía siempre los textos en formato que se pueda abrir en la mayoría de los equipos. Para los textos, emplea PDF, RTF o, en último caso y si el documento no tiene imágenes ni formato (o este no importa), TXT. Para presentaciones, PDF siempre será preferible a cualquier formato de PowerPoint (aunque se pierdan las animaciones y las transiciones).
  • Comprime los archivos que envíes: tampoco es que sea necesario hacerlo siempre, pero resulta recomendable si deseas enviar tres o más archivos o si vas a enviar un documento de texto muy pesado. Cuando se trata de archivos de vídeo, audio o imagen, no obtendrás un nivel muy alto de compresión, por lo que mejor sólo comprímelos cuando sean varios archivos.
  • Reduce el tamaño de las fotografías: si van a ser vistas en una pantalla, ¿por qué enviar las fotos en un tamaño como si se fuesen a imprimir? No hace falta ser diseñador para reducirlas. Puedes hacerlo con cualquier editor de imágenes, ya sea en línea o en tu equipo. De esa manera, las fotografías se descargarán más rápido (especialmente cuando son muchas).
  • Incluye una firma en tus mensajes: muchos servicios de correo y programas cliente permiten insertar de manera automática un pequeño texto al final de cada mensaje que envíes. Una firma es una manera muy útil de dar a conocer tus proyectos o tu manera de pensar.
  • No envíes ni reenvíes correos de manera indiscriminada: cuando algo nos gusta, tendemos a compartirlo, pero puede ser que no a todas las personas de las que tienes la dirección les guste ese chistecito que tanto te ha hecho reir. Ten cuidado además de que, si haces un reenvío, no lo hagas a todos los contactos de tu lista. Algunos servicios te añaden como contacto toda dirección a la que hayas escrito y… Bueno, a lo mejor a tu jefe no le gustaría ver esa presentación tan simpática de unos gatitos…
  • No envíes archivos adjuntos sin permiso: los “powerpoints” se han convertido en una verdadera lacra. Si deseas compartir presentaciones de diapositivas, archivos de texto, fotos… utiliza mejor un servicio web para ello. Hay muchos gratuitos y de gran calidad, por ejemplo: Flickr para las fotos, YouTube para los vídeos, Blip.tv para los archivos de sonido y también para los vídeos, SlideShare para presentaciones de diapositivas y Scribd para muchos tipos de documentos, al igual que Google Docs.
  • No envíes los correos a muchas direcciones al mismo tiempo: todo servicio de correo tiene su límite de direcciones a las que puedes enviar un mismo mail. Si lo superas, empezarás a ser sospechoso de spam (correo no deseado) y tu cuenta podría ser cancelada o deshabilitada por un tiempo. El límite suele variar, pero superar las 100 direcciones no es algo muy recomendable.
  • No envíes correos generalizados como promoción: si quieres dar a conocer tu producto, tu proyecto, tu web o lo que sea a una serie de personas, nunca escribas un correo general. Escribe siempre uno personalizado para cada persona a la que se lo vas a enviar. La mayoría de las personas muestran rechazo ante los correos indiscriminados, sobre todo aquellos con cosas como “querido/a amigo/a” o “querid@ amig@”. Dan impresión de pereza y desinterés, como si el remitente quisiera algo del destinatario sin importarle realmente quien es o que hace.