Recomendaciones para hacer una presentación

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Hay algo a lo que denomino “complejo Power Point”: es cuando en un producto final (sea el que sea) se abusa de las características del programa utilizado para crearlo y se emplean todos los elementos posibles para hacerlo más espectacular, afectando de manera negativa al contenido.

Y es que es en las de donde se tiende a usar de manera exagerada todo tipo de animaciones, transiciones, colorines, efectos de sonido, etc. ¿Quién no ha sufrido alguna vez una presentación en el que la diapositiva se muestra si se abriera un telón frente a ella, el texto tiene la forma de los títulos de Star Wars y aparecen desde abajo y, para terminar, aparece una imagen que cuando termina de girar desata una tromba de aplausos? Pues ese es un ejemplo de como no hacer una presentación.

La función de las presentaciones puede variar dependiendo de en que lugar se van a mostrar. No es lo mismo un documento realizado con un creador de presentaciones (como Impress o Power Point) debido a la facilidad que presentan para ciertas tareas y pensado para distribuirse por la web, que una presentación que acompañará a una exposición en público (objetivo inicial de este tipo de documentos). Pero, por definición, una presentación ha de ser breve, clara y concisa. Para explayarse en detalles, están los documentos de texto.

A continuación, veamos algunas útiles para realizar una presentación de cara a una exposición en público, sea en una conferencia, sea en una defensa de una tesis o una monografía, sea en una reunión de trabajo en una simple tarea escolar. Como lo mejor es predicar con el ejemplo, aquí está una presentación que resume los aspectos a tener en cuenta. Debajo, una explicación más detallada de cada uno de ellos.

En lo relativo al CONTENIDO:

- Escribir primero todo el texto: uno de los principales errores, además de ser motivo de un alargamiento del tiempo de trabajo completamente innecesario, es dedicarle más tiempo a la estética que al contenido. Para dejarlo todo bonito, ya tendremos tiempo. En una presentación, eso es lo de menos. Lo principal es decir lo que queremos decir, y como ser breve cuesta tiempo y esfuerzo, lo mejor es dedicarnos a ello en primer lugar. Además, suele ser una de las tareas más pesadas, con lo que cuanto antes nos deshagamos de ella, mejor.

- Textos cortos: las presentaciones sirven para mostrar y, sobre todo, enfatizar ideas. No hay manera de enfatizar algo con un texto largo. Además, cuanto más largo sea, más tendrás que reducir el tamaño de letra, con lo que terminará siendo difícil de leer.

- Mejor en listas: estén o no numeradas. Puedes emplear viñetas, en su lugar. Las listas atraen la atención y son fáciles de leer. Además, permiten organizar mejor las ideas y mostrarlas con más claridad.

- Una idea por cada punto de la lista: no te vayas por las ramas y metas dos o más ideas en cada punto. Ponte como límite una frase por punto. Eso te ayudará a ser concreto.

- Dejar la estética para lo último: por las mismas razones que se dicen al principio de esta lista. Además, la estética es más rápida de aplicar y, si no tienes tiempo, siempre puedes ir al minimalismo absoluto (texto en negro con fondo blanco).

- No usar más de 10 diapositivas: según le leí a Guy Kawasaky (quien tiene algunos buenos consejos al respecto), parece ser que un espectador no puede asimilar más de diez conceptos por exposición. Esto es un poco discutible, sobre todo dependiendo del tema. Sin embargo, es un buen límite para que no te extiendas demasiado y llegues a ser tedioso.

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En lo relativo al FONDO:

- Color plano mejor que degradado (o gradiente): más que nada es una cuestión de orden práctico. Un color plano (es decir, un solo color) resulta más fácil de combinar con el de las letras que el paso de un color a otro, sobre todo si el texto resulta ser demasiado largo en alguna diapositiva y termina cayendo justo sobre uno de los colores con el que menos contrasta. Y, por cierto, siempre hay que emplear el mismo color para todas las diapositivas, de manera que mantengan la unidad de la presentación.

- Color suave: no queremos desprendimientos de retina innecesarios, ¿verdad? Los colores fuertes son molestos, por muy atractivos que parezcan en un principio.

- No texturas: las texturas añaden detalles. Los detalles distraen la atención. Una presentación está para centrar la atención sobre las ideas que se exponen. Simple, ¿no?

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En lo relativo al TEXTO:

- Fuente legible: un tipo de letra manuscrita es muy difícil de leer. Es preferible siempre emplear tipos claros y sencillos: Times new roman, Arial, Verdana…

- Preferible, fuente sans serif: en la Wikipedia dice que “un tipo de letra sans serif o palo seco es aquel que en cada carácter no tiene unas pequeñas terminaciones llamadas gracias”. Las fuentes sans serif suelen ser más fáciles de leer en pantalla. Para entender mejor que es el serif (serifas o gracias), en esta imagen que viene en el artículo de la Wikipedia lo podemos observar mejor:

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- Tamaño no menor a 30 ptos.: otra recomendación de Kawasaki. Es una buena medida porque aparte de hacer tu texto más legible, también impide la tentación de llenar de palabras la pantalla. Si has metido mucho texto y lo cambias a 30 ptos, te verás forzado a recortar por muchos sitios. Y eso es bueno.

- Títulos con mayor tamaño y/o negritas: el objetivo es diferenciar el título del contenido o cuerpo de texto. Puede ir también con otra fuente para hacerlo destacar aún más (pero sin pasarse).

- Color que contraste con el fondo: no basta con que se lea un poco bien. Se debe leer bien. Pero el contraste no debe ser excesivo (fondo negro con verde fosforito): volvemos a lo de los desprendimientos de retina.

- Todos los tipos de texto con las mismas características: de esa manera, se le da unidad a la presentación. Todos los títulos tienen que tener la misma fuente, el mismo tamaño, el mismo color, etc. Igual con el cuerpo de texto (aunque éste y el título puedan ser diferentes). Esto incluye la colocación, la altura a la que comienza el texto y, si es posible, el espacio a lo ancho que ocupa.

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En lo relativo a las IMÁGENES:

- Una por diapositiva: las imágenes distraen. Cuantas menos haya, mejor.

- Relacionadas con el texto: para mantener la coherencia del discurso. A ser posible, que enfaticen las ideas expuestas.

- Colocadas en la misma zona: volvemos a lo de mantener la unidad de estética de la presentación. Además, el espectador se distraerá menos con ellas porque no interrumpirán el flujo de lectura al que le hemos acostumbrado.

- Mejor no utilizarlas si no aportan más que estética: lo dicho, cuantos menos distracciones, mejor.

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En lo relativo a la ANIMACIÓN:

- La misma animación para cada tipo de elemento: repetiremos movimientos según sea título o cuerpo de texto. Unidad de la estética, ¿lo he mencionado antes?

- Animar sólo el texto, no los elementos decorativos: simplemente porque están ahí para decorar. Si ya de por sí pueden distraer, ¿para que vamos a darles más oportunidades de hacerlo?

- Animación rápida: no hay nada peor que esperar a que un texto deje de girar para poder leerlo. Bueno, sí: tener que esperar para empezar a hablar sobre lo que dice en el texto. Aplíquese también a efectos como el de que entren las letritas una a una…

- Nunca automática: no puedes decidir (ni saber) la velocidad de lectura del espectador. Esto se refiere más a animaciones de salida de la diapositiva. Por cierto, es un terrible error poner “el automático” cuando uno además está haciendo una exposición verbal: pueden pedirte que repitas, o que necesites detenerte un momento en un concepto…

- Cada idea animada por separado: si hay que animar, mejor así, ya que contribuye a enfatizar las ideas.

- Preferible, no animar: la sencillez siempre resulta mucho más efectiva. Lo dicho, la animación es una distracción y es mejor evitarla. Estamos exponiendo un tema, no demostrando lo habilidosos que somos con un programa.

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En lo relativo a las TRANSICIONES (son las animaciones que hay al pasar de diapositiva a diapositiva):

- Preferible, no usarlas: lo mismo que en el último punto relativo a las animaciones. Una distracción menos que, además, no añade nada.

- De hacerlo, que sean rápidas: ¿para qué demorar la agonía? Repito: se plantea un discurso, no tu habilidad con el software.

- Nunca automáticas: otra repetición. Es muy desagradable que, cuando estás leyendo, se pase sola a la siguiente diapositiva sin que hayas terminado de hacerlo.

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Como dije al principio, cada presentación es diferente, por lo que su elaboración depende del contexto donde será vista. Por ello, estas recomendaciones no son dogmáticas, y deben adaptarse a ese contexto. Sin embargo, nunca hay que olvidar que lo que pretende una presentación es comunicar, y para ello es que debemos adecuar los elementos, no para exhibir nuestra habilidad en cliquear ciertos botones en ciertas partes. Plantéate siempre como objetivo la sencillez y evita los rodeos, especialmente en la redacción. Ve al grano y ahorrate la espectacularidad verbal y visual. Tu audiencia te lo agradecerá.

Imágenes: ‘three woman shoppping at the web‘, ‘Someone’s Lost Schedule Book‘, ‘Alien canals on the planet Euphorbia Pulcherrima‘, ‘‘taxonomically challenged’‘, ‘Ultimate Picture‘, ‘Light trails‘ y ‘silueta‘.

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  • Pingback: Servicios de Internet | Proyecto Autodidacta

  • Fabrizio

    Muy buenos consejos, me has dado varias ideas, con esto de la sencilles, me ahorro en buscar manuales de Impress.

    En fin, ¿te molesta si me bajo el post en PDF para leerlo ofline?

  • Iván Lasso

    Uy, no tenías ni que preguntar, pero gracias por hacerlo. Claro, adelante ;)

  • Leo

    Excelentes apreciaciones, excelente página, a favoritos…

  • Anónimo

    Muchas gracias :)

  • NANA

    HEY BUENAS RECOMENDACIONES, YA QUE ESTAMOS ACOSTUMBRADOS A DISTRAERNOS CON FACILIDAD Y ES LO MISMO QUE INTENTAMOS HACER CON LAS DIAPOSITIVAS.
    MUCHAS GRACIAS FUERON MUY UTILES PARA LA PRESENTACION DE MI PROYECTO DE GRADO

  • Anónimo

    Gracias a ti. Me alegro de que la información te haya sido de utilidad.

    Iván Lasso
    Proyecto Autodidacta
    Editor en ControlEfe
    Blog personal: Todo está dicho

    El 17 de febrero de 2011 16:40, Disqus
    escribió:

  • romario moreno

    ya sacamos recomendaciones y entramos al blog super interesante y le agradecemos por querer enriquecernos mas cultural y tegnologicamente gracias romario moreno cristian santamaria diego santamaria

  • NINI JOHANA PEREZ

    esta pagina la visitaron Nini Johana Perez Bohorquez y Dubier Eliecer Barreto Pineda y lo unico que puedomos decir es que nos parecio un blog muy interesante por que asi adquirimos mucho mas conocimiento cada dia GRACIAS

  • Abmarc1

    Me sirvió mucho la información.
    ojala que me vaya bien en mi examen final.

  • hola

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    hoola! sisisisi ok

  • hola

    claaro virginia frase tipica MA-RA-VI-LLO-SO yte tiene 5 horas en silencio o disiendo boludeses noo! mentiroso

  • Ochy

    Me encanta, sin mucho rodeo.