Para introducir los datos que deseamos utilizar para las operaciones, sólo tenemos que hacer clic en una celda y escribirlos.

Si al terminar de escribirlos le damos a la tecla “Enter”, pasaremos a la celda que hay debajo.

Para anular lo que acabamos de escribir, aplastamos “Esc” en lugar de “Enter”: es más rápido que estar borrando.

También podemos pasar a otra celda que no sea la de abajo aplastando cualquiera de las teclas de cursor (arriba, derecha, etc.) tras escribir la cifra.

Debemos escribir las cifras seguidas, sin utilizar puntos para las separaciones de miles o millones. Sólo utilizaremos el punto, en lugar de la coma, para las separaciones de decimales. Sin embargo, esto puede ser configurable.

Hay una manera muy sencilla de saber si hemos introducido bien una cifra: si al escribirla, y sin haberle dado formato antes, la cifra se alinea a la derecha, está bien. Si se alinea a la izquierda, está mal escrita y el programa no la reconocerá como un número, sino como texto.

Igualmente, no hay que escribir ningún símbolo al poner una cifra. Si se trata de una cifra en una determinada moneda (el dólar, por ejemplo), se lo aplicaremos al darle formato, como veremos después.

Recuerda siempre que al introducir cualquier tipo de dato no debes darle formato hasta que hayas terminado de introducirlos todos. Esto te facilitará la vida.

Al escribir texto en una celda, el programa automáticamente lo reconoce y lo coloca alineado a la izquierda (si queremos, luego le damos formato).

A veces podemos querer escribir una cifra que no queremos que sea reconocida por el programa como un número. Para ello, le ponemos delante una comilla simple (’).

Una función muy habitual en estos programas es la de autocompletar. Si comenzamos a escribir una palabra que ya escribimos antes, aparecerá el final de la palabra seleccionada.

Si deseamos introducirla, pulsamos “Enter” y se completará sola. Si queremos escribir otra cosa, sólo seguimos escribiendo.

Si queremos introducir una hora, lo hacemos separando horas, minutos y segundos con dos puntos. Si no ponemos segundos, algunos programas completarán la hora con “:00”.

Para introducir una fecha, tenemos que separar el día, el mes y el año con una barra (/), a pesar de que el programa Calc también permite separarlos con un punto que luego convierte en una barra.

De nuevo, sabremos si hemos introducido bien una hora o una fecha si ésta se alinea a la derecha. Si se alinea a la izquierda, está mal. El programa muestra así si las ha identificado como lo que son.

Como dijimos, para introducir una fórmula sólo hacemos clic en una celda y comenzamos por escribir el signo igual.

Después, escribimos las celdas que vamos a usar y los operadores matemáticos de la operación que vamos a realizar.

Hay que recordar que es necesario respetar las normas matemáticas. Por ejemplo, si queremos hacer un promedio, como lo que tenemos que hacer es sumar los elementos y dividir el resultado por el número de esos elementos, lo haremos así: =(A1+A2+A3)/3

También podemos colocar las celdas que usaremos en la operación haciendo clic en dichas celdas después de escribir el signo igual. Al hacerlo, aparecerá el nombre de la celda seleccionada dentro de la fórmula.

Tras escribir la fórmula, pulsamos la tecla “Enter”. Si no hay ningún error, nos aparecerá el resultado de la operación. Pero si lo hay, aparecerá un mensaje en la celda.

Si es así, deberemos modificar la fórmula. Podemos editarla desde la barra de fórmulas o pulsando F2 para que aparezca de nuevo a la vista en la celda.

En algunas ocasiones, puede ser que el programa, en lugar de mostrar el error en la celda, nos de antes un aviso del mismo junto con una sugerencia para su corrección. Es recomendable seguir esas sugerencias y aceptarlas.

Debemos construir las fórmulas para realizar operaciones que, o bien no son cubiertas por las funciones, o bien no tienen muchos elementos. Si se trata de, por ejemplo, una suma de muchas celdas, será mejor usar una función.

Para introducir una función podemos utilizar dos métodos. El primero es escribir directamente la función en una celda, pero para ello debemos conocer como se escribe exactamente la función en cuestión.

Primero, escribimos el signo igual, seguido de la función.

Después, abriremos un paréntesis para escribir el rango de celdas que vamos a utilizar para la operación.

Igual que en el caso de las fórmulas, podemos introducir el rango seleccionando las celdas con el ratón. Al hacerlo, aparecerán dentro de la fórmula.

De hecho, desde que escribimos el signo igual, al hacer clic el cualquier celda, su nombre aparecerá dentro de la celda que estamos editando.

Una vez que hemos puesto el rango, cerramos el paréntesis y pulsamos “Enter”. De nuevo, si hay un error en la función, aparecerá un mensaje en la celda o se nos indicará como corregirlo. Si todo está bien, aparecerá el resultado.

Podemos crear fórmulas que incorporen en su interior funciones, o combinar éstas con operaciones con otras celdas. Hay señalar que no importa si escribimos las funciones y las fórmulas en mayúsculas o en minúsculas: el programa las entiende igual.

El otro método para introducir funciones es por medio del asistente de funciones. Pero eso lo veremos en la página siguiente.

Podemos acceder al asistente de funciones principalmente de dos maneras: haciendo clic en este símbolo que hay en la barra de fórmulas (aunque hay programas que no la incluyen ahí, sino en una barra de herramientas) …

… o por medio del menú Insertar: Insertar > Función.

Ésta es la manera más segura pues está en todos los programas.

A continuación, aparece un cuadro de diálogo en el que se encuentran todas las funciones existentes en el programa clasificadas por categorías.

Si no sabemos a que categoría pertenece la función que buscamos, siempre hay la opción que nos muestra todas las funciones.

Tras seleccionar la función y darle al botón “aceptar”, “siguiente” o “insertar” (dependiendo del programa), nos aparece otro cuadro para colocar el rango de celdas. Si lo deseamos, podemos escribirlo directamente.

También podemos apartar un poco el cuadro de diálogo y seleccionar con el ratón el rango de celdas que queremos utilizar en la función.

Algunos programas tienen botones especiales que reducen el tamaño del cuadro para que podamos hacer eso.

Una vez introducido el rango (o rangos), quizá sea necesario añadir algún elemento más según la función utilizada, pero eso depende de cada función. En las más comunes, es suficiente con darle en ese momento a aceptar.

Con todo, veremos algunos casos concretos más adelante.